Một nhiệm vụ phổ biến thường phát sinh là nhu cầu chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác kinh doanh qua email. Tuy nhiên, quy trình này tăng gấp đôi khi có thể quét, có nguy cơ thiếu tệp đính kèm hoặc khả năng giả mạo tài liệu. Đó là nơi Print2Email xuất hiện.

Giới thiệu về Print2Email

Giải pháp phần mềm mạnh mẽ này của Black Ice Software, LLC hợp lý hóa quá trình chuyển đổi và đính kèm tài liệu có thể vào email, giúp việc chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách Print2Email hoạt động, các tính năng và lợi ích chính của nó cũng như các hệ điều hành và ứng dụng email được hỗ trợ.

Cách hoạt động Print2Email

Print2Email được thiết kế để liên kết liền mạch với quy trình làm việc bằng tài liệu hiện có của bạn. Quá trình này đơn giản và thân thiện với người dùng, chắc chắn rằng bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng gửi tài liệu qua email chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Dưới đây là tổng quan từng bước về cách Print2Email hoạt động:

  1. Mở tài liệu mà bạn muốn gửi.
  2. Chọn trình điều khiển máy trong Print2Email, giống như bạn làm với bất kỳ máy nào ở bất kỳ máy nào khác.
  3. Theo mặc định, Sổ địa chỉ Outlook hoặc Exchange của bạn sẽ được khởi động, cho phép bạn chọn người nhận.
  4. Khi người nhận đã được chọn, biểu mẫu email sẽ mở ra và tài liệu sẽ tự động được chuyển đổi thành loại tệp đã chọn (PDF, JPEG hoặc TIFF) và được thêm vào dưới dạng tệp đính kèm.
  5. Truy cập vào "Gửi" và gửi email trên đường đến.

Print2Email tận dụng công nghệ điều khiển trình điều khiển máy tính mới nhất của Black Ice Software, đảm bảo tăng độ tin cậy và bảo mật. Nó cung cấp các tùy chọn cấu hình mở rộng tùy chọn, cho phép bạn đặt các tùy chọn như gửi mọi tài liệu đến cùng một địa chỉ email hoặc chọn người nhận mới mỗi lần. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định dạng tệp định dạng mong muốn cho tệp đính kèm, cho dù đó là màu PDF, JPEG, đen trắng hay TIFF.

Đối với các tổ chức yêu cầu phát triển khai báo quy mô lớn trong môi trường Active Directory, Print2Email hiện cung cấp cho các trình cài đặt MSI có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Trình cài đặt này có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu phát triển cụ thể của bạn, đảm bảo quá trình thiết lập hiện hữu và hiệu quả.

Tại sao nên sử dụng Print2Email?

Print2Email cung cấp nhiều lợi ích khiến nó trở thành một công cụ vô giá cho các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Hãy khám phá một số lý do chính tại sao bạn nên cân nhắc sử dụng Print2Email để nhu cầu chia sẻ tài liệu của mình:

Chia sẻ tài liệu hợp lý cho các ứng dụng kinh doanh khác nhau

Print2Email đáp ứng các yêu cầu riêng của các ngành khác nhau, cho phép chia sẻ tài liệu liền mạch cho nhiều ứng dụng kinh doanh. Đây chỉ là một vai ví dụ:

  • Print2Email cho phép gửi email thầm lặng đến một lượng lớn người nhận, làm cho nó trở nên lý tưởng cho các thông báo khẩn cấp.
  • Ngân hàng: Các hình thức ngân hàng thông qua email an toàn và thuận tiện bằng Print2Email.
  • Kế toán: Gửi hóa đơn không thể sửa đổi qua email, đảm bảo tính toàn vẹn của chứng từ tài chính.
  • Kiến trúc sư: Chia sẻ bản vẽ sơ đồ nhà với khách hàng qua email, đơn giản hóa quá trình cộng tác.
  • Bất kỳ sản phẩm nào: Hợp nhất danh sách tài sản và ảnh thành một tài liệu duy nhất, có thể chia sẻ dễ dàng bằng Print2Email.
  • Luật sư và chuyên gia pháp lý: Gửi email các hợp đồng và thư từ pháp lý không thể sửa đổi một cách an toàn, duy trì tính xác thực và bảo mật của tài liệu.
  • Nghệ sĩ đồ họa: Chia sẻ tác phẩm nghệ thuật chất lượng cao với khách hàng để xem xét và phản hồi, loại bỏ nhu cầu về bản sao vật lý.
  • Đại lý du lịch: Gửi kế hoạch du lịch rực rỡ, đủ sắc màu cho khách hàng, nâng cao kinh nghiệm tổng thể của khách hàng.

Lợi ích đáng chú ý khác

Ngoài các ứng dụng dành riêng cho ngành, Print2Email còn cung cấp nhiều lợi ích khác giúp nâng cao trải nghiệm chia sẻ tài liệu của bạn:

  • Không còn thiếu các tệp đính kèm: Với Print2Email, bạn có thể tạm biệt sự thất vọng khi thiếu hoặc quên các tệp đính kèm. Phần mềm chắc chắn rằng tài liệu bạn định gửi luôn được gửi kèm theo email, loại bỏ nhu cầu gửi email theo dõi hoặc trì hoãn.
  • Bảo mật tổng hợp: Print2Email cung cấp một lớp bảo mật bổ sung cho các tài liệu được chia sẻ của bạn. Người nhận hoặc bất kỳ bên thứ ba nào không thể sửa đổi tệp đính kèm mà bạn gửi. Những gì bạn gửi chính xác là những gì họ nhận được, bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu của bạn.
  • Tệp đính kèm không có vi-rút: Ngay cả khi tài liệu gốc có chứa vi-rút, Print2Email vẫn tạo các tệp hình ảnh hoàn toàn không có vi-rút. Điều này đảm bảo rằng người nhận của bạn có thể mở và xem các tài liệu đính kèm một cách an toàn mà không có bất kỳ lo sợ nào.

Gửi email dựa trên nội dung

Print2Email vượt khả năng chuyển đổi khả năng và đính kèm đơn giản tài liệu đính kèm. Nó bao gồm một tính năng mạnh mẽ được gọi là Gửi email dựa trên nội dung, cho phép bạn trích xuất thông tin cụ thể từ các tài liệu trong và sử dụng thông tin đó để chỉnh sửa chính email đó. 

Với tính năng này, bạn có thể tự động hóa các khía cạnh khác nhau của email, chẳng hạn như (những) người nhận, bản sao (CC), sao nhấp nháy (BCC), email chủ đề, email nội dung và thậm chí chí bao gồm một tệp bên ngoài dưới dạng tệp đính kèm phần bổ sung . Hơn nữa, Print2Email cho phép bạn đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu PDF đính kèm, bổ sung thêm một lớp bảo mật cho thông tin nhạy cảm.

Mở tệp đính kèm hình ảnh

Người nhận tệp đính kèm Print2Email có thể dễ dàng mở, lưu và lưu trữ hình ảnh tài liệu đính kèm, giống như bất kỳ tệp đính kèm nào trong email khác. Trong trường hợp bạn chưa cài đặt trình xem ảnh, Black Ice Software cung cấp trình chặn TIFF Viewer và Trình duyệt Internet miễn phí. 

Trình xem này cho phép bạn mở các tệp TIFF và JPEG được tạo từ bất kỳ ứng dụng nào, kể cả Print2Email. Đối với các tính năng nâng cao hơn, phiên bản đầy đủ của Trình xem TIFF cũng có sẵn thông tin trực tuyến qua nhà phân phối điện tử của Black Ice Software.

Hệ điều hành và ứng dụng email khách được hỗ trợ

Print2Email được thiết kế để hoạt động liền mạch với nhiều hệ điều hành và ứng dụng email khác nhau. Dưới đây là danh sách các cấu hình được hỗ trợ:

Hệ điều hành:

  • Windows 11 64bit
  • Windows 10 32/64 bit
  • Windows 8.1 32/64 bit
  • Windows 7 32/64 bit

Máy khách MAPI được hỗ trợ:

  • Microsoft Office Outlook: 2019/2016/2013/2010/2007/2003
  • Outlook Express
  • thư Windows
  • Mozilla Thunderbird (không có Sổ địa chỉ)

Máy chủ SMTP được hỗ trợ (có SSL):

  • Thư nóng
  • Gmail
  • Google Workspace
  • Yahoo

Print2Email cũng mở rộng hỗ trợ cho các thiết bị được cung cấp bởi bộ xử lý ARM, đảm bảo khả năng tương thích với nhiều cấu hình phần cứng.

Kết luận

Tóm lại, Print2Email cách mạng hóa cách các doanh nghiệp chia sẻ tài liệu qua email. Giao diện thân thiện với người dùng, các tính năng mạnh mẽ và khả năng tương thích với các hệ thống điều hành và ứng dụng email phổ biến khiến nó trở thành một công cụ có giá trị để hợp lý hóa quy trình chia sẻ tài liệu. Với Print2Email, bạn có thể đảm bảo tính bảo mật, tính toàn vẹn và hiệu quả của công việc liên lạc tài liệu, cho phép cộng tác liền mạch và nâng cao hiệu suất trong tổ chức của bạn. Techcare hy vọng những thông tin trên đây có thể giúp ích được cho bạn. Chúc các bạn thành công.