Trong lúc thực hiện các công việc tính toán trên Excel, bạn có nhu cầu sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái. Để thuận tiện cho việc tìm kiếm và nhìn vào dễ nhìn hơn nhưng lại không biết phải làm sao. Tại bài viết này Techcare sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp thứ tự trong Excel cùng theo dõi nhé!
Vì sao cần cách sắp xếp thứ tự trong excel?
Cho dù bạn học tập hay làm việc thì hẳn là bạn thường xuyên phải sử dụng Excel. Khi bạn đã lập danh sách trong Excel thì việc để danh sách tên theo thứ tự có tác dụng:
- Sắp xếp theo thứ tự nhìn bảng tính đẹp mắt, khoa học. Thể hiện được tính chuyên nghiệp hẳn ra khi làm việc Excel.
- Sắp xếp tên cũng giúp người dùng dễ theo dõi, quản lý và tìm kiếm nhanh hơn.
Hướng dẫn cách sắp xếp thứ tự trong excel nhanh thần tốc
Dưới đây Techcare sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp tự một cách thần tốc nhất, cho 2 trường hợp phổ biến:
Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel 2010 cực đơn giản
Trường hợp 1: Họ và tên riêng từng cột
Đối với trường hợp này tại bảng Excel => Bạn hãy bôi đen cột dữ liệu cần được sắp xếp (ví dụ này là cột Tên). Tiếp theo hãy chọn Data => Hãy chọn biểu tượng Sort A to Z.
Lúc này thì cột tên đã được sắp xếp lại theo thứ tự theo bảng chữ cái ABC. Trường hợp tách riêng thì khá dễ, vậy nếu như họ và tên ở chung 1 cột thì làm như thế nào? Hãy cùng đón xem nhé!
Trường hợp 2: Họ và tên ở chung 1 cột
Bước 1: Khi bạn nhấp chuột vào kế bên cột Họ và tên, sau đó chọn Insert. Như vậy là bạn đã có thêm được 1 cột trống bên phải cột Họ và tên.
Bước 2: Bạn chỉ cần đổi tên cột vừa tạo xong thành cột Tên => Sao đó Copy toàn bộ thông tin của cột họ và tên sang cột Tên.
Bước 3: Bước này bạn chỉ cần bôi đen cột Tên => Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + H => Trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Find and Replace.
Bước 4: Tiếp đến việc của bạn là nhập * dấu cách => Chọn Replace All => Nhấn Close.
Bước 5: Hãy nhấn Enter để xác nhận các thao tác vừa thực hiện. Sau đó bạn sẽ có được tên tách riêng như hình phía bên dưới.
Bước 6: Lúc này bạn hãy nhấp chuột phải chọn Insert để tạo ra được một cột trống. Cột trống này sẽ được thêm vào kế bên cột Họ và tên.
Bước 7: Việc của chúng ta hiện tại là tách Họ và tên lót bằng cách tại ô C2 => Nhập công thức =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)).
Giải nghĩa công thức:
- LEFT là hàm cắt chuỗi ký tự từ trái sang phải.
- B2: Là Cột chứa ký tự cần được cắt, D2 chứa ký tự cần được loại bỏ.
- LEN: Hàm lấy độ dài của chuỗi ký tự.
Bước 8: Nhấn Enter bạn sẽ nhận được kết quả trả về là “Kim Thái” như vậy là tách Họ và chữ lót thành công. Sau đó đặt con trỏ vào ô kéo xuống hết bảng, ta được kết quả như hình bên dưới.
Bước 9: Cuối cùng để thực hiện cách xếp tên theo thứ tự abc bạn chỉ cần thực hiện như trường hợp 1. Bôi đen cột Tên => Vào tab Data => Sort A to Z.
Cách sắp xếp số thứ tự
Trường hợp số thứ tự bạn đầu đã bị để lộn xộn - Hoặc trong quá trình sắp xếp lại tên khiến số thứ tự bị đảo lộn theo. Thiết lập lại cũng khá đơn giản, chỉ cần thực hiện như sau:
Bước 1: Hãy nhập số 1 vào ô đầu tiên cần đánh số thứ tự => Di chuyển trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô đó. Lúc này con trỏ chuột sẽ đổi về hình dạng dấu cộng.
Bước 2: Tiếp theo bạn hãy nhấn giữ và kéo thả chuột xuống ô cuối cùng, bây giờ tất cả các ô đều chuyển thành số 1.
Bước 3: Bạn hãy click vào biểu tượng tam giác => Chọn Fill Series để sắp xếp lại theo đúng trật tự vốn có của nó.
Thế là Techview đã giới thiệu chi tiết cách sắp xếp thứ tự trong Excel, khá dễ đúng không? Chúc các bạn thực hiện thành công và thấy hữu ích hãy share cho bạn bè cùng tìm hiểu nhé!
